miércoles, 7 de marzo de 2012

Administrando el correo con GMail

Si hay algo que me gusta tener ordenado es el correo. No sigo la filosofía de inbox zero (ni soy experto en el tema), pero me gusta tener la bandeja de entrada limpia en todo momento.

La idea de esta nota es contar como me organizo, ya que creo haber encontrado una metodología que me convence, y capaz que le puede servir a alguien más. Obviamente si alguien piensa que se puede mejorar, escucho los comentarios.

Para el correo, tanto personal como laboral, uso Gmail. En algún momento probé algún otro cliente (Thunderbird y Sparrow), pero no lograron convencerme del todo. Gmail tiene el Priority Inbox, que facilita bastante la organización.

El Priority Inbox de Gmail permite definir hasta cuatro secciones, que en mi caso son:

  • Important and unread
  • Starred
  • etiqueta Follow up
  • Everything else
En Important and unread va eso, mensajes que Gmail etiqueta como importantes y que todavía no leí. Hay que entrenar un poco a Gmail para que sepa que cosas tienen que estar marcadas como importantes y cuales no, pero después de un tiempo el algoritmo es bastante bueno (aunque igual a veces se equivoca).

En esa sección no puede haber nada... Cuando chequeo la bandeja de entrada, si hay un mail ahí, entonces hay que prestarle atención. Las opciones son varias:

  • Si el mail no era importante, entonces lo primero es marcarlo como tal, para que Gmail vaya mejorando la heurística.
  • Si es un mail informativo, pero no requiere ninguna acción de mi parte, se lee y se archiva. En caso que tenga información que voy a necesitar más adelante, puede quedar en la sección de Everything else como leído.
  • Si el mail requiere una acción, pero no urgente, se le pone la etiqueta Follow up para verlo más adelante.
  • Si requiere atención urgente, y no estoy con nada urgente en el momento, se lo marca como Starred. Si ya estoy con otra cosa, entonces va también a Follow up.
Para los mails sin leer que aparecen en Everything else (los que Gmail no marca como importantes) se sigue el mismo procedimiento, pero pueden quedar sin leer si estoy con algo urgente en el momento.

La sección Starred es para las cosas que estoy viendo en el momento. Por ejemplo, cuando empiezo a trabajar en un issue, el mail correspondiente lo marco con una estrella, y cuando termino lo desmarco.

Obviamente en esta sección no puede haber mucha cosa. Es difícil que esté activamente en más de un tema a la vez, por lo tanto solo pueden estar los mails que corresponden a ese tema. También puede haber algún tema que tenga en espera de una respuesta si pienso que va a llegar rápido, pero si demora mucho, va para Follow up o se archiva (ya va a llegar otro mail con la respuesta...).

Cuando no hay nada en Important and unread ni en Starred, entonces le toca el turno a Follow up. De los mails que están ahí, se toma el que parezca más importante, se le saca la etiqueta de Follow up y se lo marca como Starred.

En este momento tengo:
  • 0 mails en Important and unread :)
  • 2 mails en Starred (uno de un tema que empecé a ver y todavía no terminé y otro esperando una respuesta)
  • 10 mails en Follow up
  • 11 mails en Everything else, todos leídos.

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